1.1. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. С помощью должностной инструкции предприятие достигает общей цели: рациональное разделение труда, подбор персонала в соответствии с утвержденными требованиями, укрепление служебной дисциплины и повышение эффективности деятельности персонала. Цели: создание организационно-правовой основы служебной деятельности, ответственность за результаты деятельности осуществляемой на основании трудового контракта, объективность при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания, разрешение трудовых споров. Данная инструкция отвечает требованиям нормативного документа – краткости и ясности.
1.2. Категория должности – руководитель.
1.3. Квалификационные требования – на должность заместителя директора по коммерческим вопросам назначается лицо, имеющее высшее финансовое или экономическое образование и стаж работы на аналогичной должности не менее 3-х лет.
1.4. Порядок назначения и освобождения от должности. Назначается и освобождается от должности Генеральным директором.
1.5. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых заместитель директора по коммерческим вопросам осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия: Устав предприятия, трудовой контракт и настоящая инструкция.
1.6. Подчинение – заместитель директора по коммерческим вопросам находится в прямом подчинении у Генерального директора, а так же подчиняется приказам и распоряжениям Учредителя(ей). (?)
1.7. Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных коммерческому директору. В его прямом подчинении находятся следующие подразделения и отделы предприятия:
— Отдел закупок (поставок);
— Отдел сбыта (город и область);
— Отдел сертификации;
— Филиал компании «Оптовый центр» (ул. Тухачевского 100);
— Филиал компании магазин «Довгань» (г. Новокузнецк).
1.8. Порядок замещения на время отсутствия (отпуск, болезнь или безвестное отсутствие более ___ часов), его обязанности исполняет лицо назначенное в установленном порядке
1.9. В своей деятельности заместитель директора по коммерческим вопросам руководствуется:
— Законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— Уставом предприятия;
— другими документами, регламентирующими финансово-хозяйственную деятельность предприятия (полный список Положений, Правил, инструкций, и т.п. действующими на предприятии, находится у секретаря);
— Собственными Приказами (указаниями);
— Научными и методическими материалами, касающихся соответствующих вопросов деятельности.
- 2. Должностные обязанности
2.1. Основные задачи и функции
— Осуществлять руководство текущей деятельностью подразделения предприятия.
— Формировать и реализовать рыночную стратегию и политику предприятия.
— Эффективно и своевременно выполнять функции контроля, планирования, организации, управления и мотивации по обеспечению финансово-хозяйственной деятельности подразделения.
— Выполнять руководство в соответствии с действующим законодательством.
— Обеспечивать работу и эффективное взаимодействие всех структурных единиц своего подразделения.
— В случае необходимости организовать выполнение функций отсутствующего работника, знать его должностные инструкции, обладать для этого необходимыми практическими навыками.
2.2. Обязанности
— Осуществлять руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, закупки, сбыта и сертификации продукции.
— Обеспечивать эффективное и целевое использование людских, материальных и финансовых ресурсов.
— Организовать руководство подчиненных ему структурных подразделений в составлении перспективных и текущих планов закупок и продаж.
— Разработать и осуществить стратегию коммерческой деятельности, финансовых планов предприятия и подразделения.
— Разрабатывать положения, инструкции, распоряжения, приказы по обеспечению финансово-хозяйственной деятельности подразделения.
— Заключать хозяйственные и финансовые договоры с поставщиками, покупателями и партнерами предприятия.
— Расширять прямые и длительные, хозяйственные связи предприятия.
— Обеспечивать выполнение договорных обязательств по поставкам товаров (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок).
— Контролировать порядок реализации товаров.
— Обеспечивать обоснованный расход оборотных средств и целевое использование кредитов.
— Обеспечивать своевременную выплату заработной платы рабочим и служащим.
— Разрабатывать меры по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствовать нормирование расхода сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей.
— Улучшать экономические показатели, формировать систему экономических индикаторов деятельности предприятия.
— Повышать эффективность производства, укреплять финансовую дисциплину, предупреждать образование сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей, не допускать перерасход материальных ресурсов.
— Участвовать от имени предприятия в ярмарках, торгах, на выставках, биржах по поиску, приобретению, рекламированию, обмену и реализации товаров.
— Обеспечивать соблюдение производственной и технологической дисциплины.
— Обеспечивать своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов по закупкам и сбыту продукции, материально-технического снабжения хозяйственно-финансовой деятельности подразделения.
— Разрабатывать и проводить маркетинговые исследования рынков поставки и сбыта.
— Осуществлять контроль за подготовкой, заключением, выполнением, текущих дополнений договоров закупок, хранения, поставки, продажи и других договоров, напрямую касающихся обеспечения деятельности своего подразделения.
— Принимать решения по поступающим претензиям, замечаниям и рекламациям.
— Оформлять и/или согласовывать претензии поставщикам товаров (услуг) в случае нарушения договорных обязательств или возникших форс-мажорных обстоятельств.
— Принимать участие в формировании и реализации установленной политики и различных стратегий предприятия.
— Организовать, координировать и контролировать работу подчиненных ему служб и подразделений.
— Осуществлять меры по разработке и повышению мотивации персонала.
— Проводить анализ различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности подразделения и предприятия.
— Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения).
2.3. Должен знать
— Законодательные и нормативные правовые акты, определяющие направления развития соответствующей отрасли и финансово-экономической деятельности предприятия. Постановления и решения правительства по вопросам деятельности отрасли, постановления, распоряжения, приказы другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся деятельности предприятия.
— Структуру предприятия, его подразделений, их профиль и специализацию, производственные мощности, перспективы технического и финансово-экономического положения.
— Технологии закупок, сбыта, хранения и транспортировки продукции предприятия.
— Формы и методы контроля исполнения документов. Стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию.
— Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи. Обладать достаточными знаниями для работы на компьютере (Word, Excel, Power Point) а так же знать бухгалтерские программы используемые на предприятии.
— Основы экономики, организации труда, производства и управления, методы руководства и управления.
— Основы менеджмента, маркетинга, рекламы.
— Основы трудового законодательства, порядок заключения и исполнения договоров, бухгалтерского учета.
— Правила внутреннего трудового распорядка.
— Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
— Другие документы регламентирующие внутреннюю и внешнюю деятельность предприятия и его подразделений.
3. Права
3.1. Без доверенности действовать в рамках обеспечения договорной и финансово-хозяйственной деятельности подразделения.
3.2. Представлять его интересы в отечественных и иностранных предприятиях.
3.3. Распоряжаться имуществом и средствами предприятия.
3.4. Заключать договора, в том числе трудовые.
3.5. Выдавать доверенности сотрудникам подразделения.
3.6. Издавать приказы, давать указания и распоряжения обязательные для персонала подразделения, готовить проекты приказов.
3.7. Определять объем и состав сведений составляющих коммерческую тайну, а так же определять порядок ее защиты.
3.8. Осуществлять полномочия предусмотренные Уставом и Положениями подразделения и предприятия.
3.9. Вносить на рассмотрение организации (структурного подразделения) предложения по:
— улучшению деятельности организации (структурного подразделения);
— совершенствованию методов работы персонала;
— замечания по деятельности структурного подразделения;
— варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.
3.10. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.
3.11. Запрашивать лично (или ч/з поручение руководителям структурных подразделений) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.12. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение.
3.13. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.14. Требовать от вышестоящего руководителя оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.15. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
3.16. Вносить изменения и дополнения в Должностные инструкции подчиненных, согласуя их с вышестоящим руководителем. Такие изменения вносятся на основании соответствующего приказа коммерческого директора ООО «Элис Плюс».
4. Взаимодействие
4.1. Со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и предоставления необходимых материалов.
4.2. С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
4.3. С отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения.
4.4. С отделом материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.
4.5. Со службой безопасности – по вопросам, касающимся обеспечения эффективной деятельности компании и её подразделений;
4.5. Со всеми контр агентами компании (поставщики, покупатели, подрядчики, партнеры и т.д. и т.п.). От имени и в интересах компании.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Р.Ф. и внутренними нормативными актами ООО «Элис Плюс».
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Р.Ф.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Р.Ф.
5.4. Не принятие решений обеспечивающих исполнение текущих и перспективных поручений руководства, решений, планов задач отдела, подразделения компании.
5.5. Должностное бездействие, последствия которого(ых) повлекли или могли повлечь негативные последствия для компании, её персонала, поставщиков, покупателей и деловых партнеров.
6. Критерии оценки
6.1. Поступательное увеличение торгового оборота предприятия ООО «Элис Плюс» в закрепленном за ним сегменте рынка.
6.2. Соответствие результатов финансово-хозяйственной деятельности стратегическим целям и задачам предприятия (развитие, специализация, рост, стабильность и т.п.).
6.3. Выполнение (недельного/месячного/годового) плана продаж.
6.4. Отсутствие сверхнормативной и/или просроченной дебиторской задолженности.
6.5. Отсутствие обоснованных претензий со стороны контрагентов и структурных подразделений предприятия ООО «Элис Плюс».
6.6. Соответствие экономических показателей установленным нормативам и стабильность этих показателей.
6.7. Сохранение и/или рост доли рынка.
6.8. Объективные преимущества перед конкурентами.
6.9. Высокая мотивация персонала.
6.10. Здоровый морально-психологический климат компании.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у секретаря ООО «Элис Плюс», другой — у заместителя директора по коммерции.
7.2. Любое из положений настоящей инструкции может быть изменено, уточнено или дополнено в соответствии с изменением организационной структуры компании или ее задач.
7.3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора ООО «Элис Плюс».