I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее положение определяет основные функции, структуру, обязанности и права Управления фармацевтических представителей Бизнес – Единицы «Пластыри» (далее — УФП)
1.2. Управление фармацевтических представителей (далее — УФП) является структурным подразделением Бизнес – Единицы «Пластыри» и подчиняется Директору Бизнес – Единицы « Пластыри».
1.3. В своей деятельности УФП руководствуется настоящим Положением, Уставом ОАО «ВЕРОФАРМ», должностными инструкциями, процедурами о работе УФП, приказами и распоряжениями, издаваемыми Генеральным директором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда и премировании персонала, а также действующим законодательством РФ.
1.4. Структура и организация деятельности УФП:
- Управление фармацевтических представителей Бизнес – Единицы «Пластыри» ОАО «ВЕРОФАРМ» является структурным подразделением Директора Бизнес – Единицы «Пластыри». Для выполнения задач по формированию и продвижению продукции Компании достижению на этой основе запланированных объемов продаж. В штате Управления фармацевтических представителей состоят Начальник управления, Старшие менеджеры по работе с АС и ЛПУ, Менеджер по работе с аптечными сетями, менеджеры по работе с ЛПУ, Маркетолог-Аналитик, Региональные менеджеры, Заместители региональных менеджеров, Специалисты по работе с ключевыми клиентами, Фармацевтические представители.
- Во главе сети фармацевтических представителей находится Начальник управления, которому непосредственно подчиняются старшие менеджеры по работе с АС и ЛПУ, маркетолог-аналитик, менеджер по работе с аптечными сетями, координатор, региональные менеджеры. У каждого регионального менеджера в подчинении находятся несколько фармацевтических представителей и специалистов по работе с ключевыми клиентами и один заместитель регионального менеджера. У старших менеджеров в подчинении находится менеджеры по работе с аптечными сетями и лечебно профилактическими учреждениями.
- Фармацевтические представители размещены в крупных городах Российской Федерации. Количество фармацевтических представителей в каждом городе определяется исходя из численности населения в городе и соответствующего количества стационаров и врачей. Деятельность и основные обязанности сотрудников Управления фармацевтических представителей регулируются Должностными инструкциям.
II. ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ФУНКЦИИ
- Целью деятельности Управления фармацевтических представителей является продвижение продукции ОАО «ВЕРОФАРМ» в аптечном, госпитальном, торговых секторах рынка России и реализации маркетинговых мероприятий в соответствии с запросами Бизнес – Единицы «Пластыри».
- Обеспечение заданного уровня продаж в закрепленной территории посредством обеспечения заказов аптеками, аптечными сетями, ЛПУ, рекомендаций сотрудников первого стола и назначение продвигаемых позиций врачами целевых специальностей, в соответствии с планами и приоритетом Бизнес-Единицы.
- Проведение переговоров с клиентами, влияющими на бюджетные закупки в стационарах и органах здравоохранения.
- Повышение лояльности клиента (зав. аптеки, врача) компании, основанной на формировании у него благоприятного впечатления о продукции ОАО «ВЕРОФАРМ» как о современной эффективной продукции высокого качества по доступным ценам для широкого круга потребителей, а также на формировании высокой репутации Компании и ее фармацевтического представителя.
- Осуществление визитов на основании планов и схем визитов, содержащихся в текущем руководстве по продвижению, наряду с информацией и аргументацией, соответствующим конкретному периоду воплощения стратегического плана продвижения продукции ОАО «ВЕРОФАРМ».
- Проведение групповых аптечных мероприятий, лекций и докладов группам врачей, визиты к оптовикам, проведение конференций и круглых столов, участие в других видах маркетинговых мероприятий на местах.
- Осуществления процесса взаимодействия с дистрибьюторами (обеспечение присутствия, совместный заказ, управление товарными запасами, контроль, анализ уходимости, акции по стимулированию вторичных продаж, отчеты о продажах).
- Составление плана продаж на основе суммарной величина отгрузок каждой позиции активно продвигаемой продукции в течение месяца в натуральном выражении (в количестве упаковок или в рублевом эквиваленте) со складов всех оптовых структур в фармацевтические учреждения, находящиеся на закрепленной территории на месяц для каждого регионального представителя.
- Составление плана-задания по общему количеству визитов, которые должна выполнить в планируемом периоде его команда.
10. Осуществление совместных двойных визитов в аптеку/к врачу с целью выявления качества работы последнего, а также коучинг, т.е. наставничество подчиненных, обучение и передача опыта, знаний в ходе рабочего процесса.
11. Взаимодействие с органами здравоохранения в своем регионе, ключевыми опинион-лидерами.
12. Каждую третью декаду месяца, следующего через месяц после конца очередного квартала организация отчета о реализованных маркетинговых планах и проведения совещаний с продакт-менеджерами и директором Бизнес-Единицы «Пластыри».
13. Базовая схема деятельности:
14. В течение одного рабочего дня фармацевтический представитель и Специалист по работе с ключевыми клиентами должен совершить 19 рабочих визитов, используя для визитов 4 дня в неделю – с понедельника по четверг, включительно, а менеджер по работе с ЛПУ должен совершать 12 рабочих визитов в день используя 5 дней в неделю – с понедельника по пятницу.
15. В зависимости от количества рабочих дней в месяце, при нормативе 12-19 визитов в день, сотрудник осуществляет в месяц 250-310 визитов.
16. Наряду с посещением аптек и администрации аптечных сетей фармацевтические представители, Специалисты по работе с ключевыми клиентами и менеджеры по ЛПУ также проводят лекции и доклады группам провизорам и врачей, визиты в фармацевтические дистрибьюторские и ритейловые организации, проводят конференции и круглые столы, участвуют в других видах маркетинговых мероприятий на местах.
17. Организация деятельности Фармацевтического представителя, Специалиста по работе с ключевыми клиентами, менеджера по ЛПУ:
18. Фармацевтический представитель отвечает за выполнение плана продаж в рамках перечня продвигаемых продуктов, определенного Региональным менеджером в зоне ответственности, определенной Региональным менеджером.
19. Специалист по работе с ключевыми клиентами отвечает за общий объем продаж продвигаемых продуктов БЕ «Пластыри» на территории ответственности, определенной Региональным менеджером.
20. Менеджер по работе с ЛПУ отвечает за объём продаж госпитального ассортимента БЕ «Пластыри» на территории ответственности, определяемой Старшим менеджером по работе с ЛПУ.
21. Деятельность медицинского представителя, Специалиста по работе с ключевыми клиентами и Менеджера по работе с ЛПУ осуществляется в соответствии с нормативными документами: Должностная инструкция медицинского представителя, Должностная инструкция специалиста по работе с ключевыми клиентами, Должностная инструкция менеджера по работе с ЛПУ, Описание бизнес-процесса «Продвижение препаратов», Инструкция о внешнем виде медицинского представителя, действующее Руководство по продвижению, Справочник медицинского представителя, Руководство по отчетности, Процедура работы УФП.
22. Медицинский представитель, Специалист по работе с ключевыми клиентами и Менеджер по работе с ЛПУ, получают квартальный план от своего непосредственного руководителя. В последний день недели медицинский представитель, Специалист по работе с ключевыми клиентами, Менеджер по работе с ЛПУ самостоятельно составляет недельную программу визитов в виде перечня клиентов, планируемых для визитов на следующую неделю в разбивке по дням недели в рамках полученного квартального плана. Эту недельную программу утверждает региональный менеджер. Еженедельно, по пятницам, в соответствии с утвержденным Руководством по отчетности, медицинский представитель заполняет электронный отчет о проделанной работе и проводит подготовку к визитам следующей недели. Региональный менеджер проверяет выполненную работу по качеству электронной отчетности и в ходе контрольных визитов.
23. В конце рабочей недели сотрудник обязан сформировать новый недельный план работы.
24. База данных по аптечным учреждениям, врачам и другим клиентам ведется в виде электронной базы данных.
25. Ввод данных осуществляется с компьютера и отправляется непосредственному руководителю посредством Интернета.
26. Непосредственный руководитель обеспечивает инструктаж и контроль сотрудника по работе с электронной базой данных.
27. Организация деятельности Регионального менеджера и Старшего менеджера:
28. Региональный менеджер отвечает за общий объем продаж продвигаемых продуктов БЕ «Пластыри» в регионе ответственности.
29. Старший менеджер по работе с ЛПУ отвечает за объём продаж по госпитальному ассортименту продуктов БЕ «Пластыри» по РФ.
30. Старший менеджер по работе с АС отвечает за общий объём продаж продвигаемых продуктов БЕ «Пластыри» по РФ через АС.
31. Региональный менеджер и Старший менеджер курирует процесс взаимодействия с дистрибьюторами (обеспечение присутствия, совместный заказ, управление товарными запасами, контроль, анализ уходимости, акции по стимулированию вторичных продаж, отчеты о продажах) и при необходимости может делегировать часть контактов фармацевтическому представителю, Специалисту по работе с ключевыми клиентами, менеджеру по работе с ЛПУ.
32. Региональный менеджер, Старший менеджер составляет план продаж на месяц для каждого фармацевтического представителя, специалиста по работе с ключевыми клиентами, менеджеру по работе с ЛПУ.
33. Месячный план – это суммарная величина отгрузок каждой позиции активно продвигаемых препаратов в течение месяца в натуральном выражении (в количестве упаковок или в денежном эквиваленте) со складов всех оптовых структур в аптечные, медицинские учреждения или организации, осуществляющие лекарственное обеспечение населения, находящиеся на закрепленной территории.
34. Региональный менеджер и старший менеджер по работе с ЛПУ составляет план-задание по общему количеству визитов, которые должны выполнить в планируемом квартале подчиненные ему сотрудники в соответствии с «Сеткой визитов» на соответствующий квартал.
35. Региональные менеджеры и старший менеджер по работе с ЛПУ оценивают деятельность подчиненных ему сотрудников, ежеквартально заполняя Индивидуальные карты задач.
36. В обязанности регионального менеджера и старших менеджеров входит осуществление совместных двойных визитов с фармацевтическим представителем, Специалистом по работе с ключевыми клиентами, менеджером по работе с ЛПУ, к клиентам с целью выявления качества работы, а также наставничество подчиненных, обучение и передача опыта, знаний в ходе рабочего процесса.
37. Региональные менеджеры контролируют уровень специальных знаний о продвигаемых продуктах своих непосредственных подчиненных и при необходимости проводят инструктаж, направленный на улучшение качества таких знаний.
38. Старшие менеджеры контролируют уровень специальных знаний по техникам продаж и переговорам, и при необходимости проводят инструктаж, направленный на улучшение качества таких знаний.
39. Региональный менеджер отвечает за взаимодействие с органами здравоохранения в своем регионе, ключевыми опинион-лидерами и при необходимости может делегировать часть контактов фармацевтическому представителю, Специалисту по работе с ключевыми клиентами Менеджеру по ЛПУ.
40. Региональные менеджеры предоставляют отчеты о работе в регионе ответственности в ходе цикловых совещаний, а также по требованию руководства УФП.
41. Региональные менеджеры и Старшие менеджеры участвуют в процессе формирования команды, проводят собеседования с кандидатами на вакансии в структуре УФП, оценивают прохождение испытательного срока вновь принятыми на работу сотрудниками, находящимися в их непосредственном подчинении, заполняют Контрольный лист испытательного срока на таких сотрудников.
42. Организация деятельности менеджера по работе с ЛПУ (в части тендеров).
43. Менеджер по работе с ЛПУ отвечает за объем продаж госпитального ассортимента продвигаемых продуктов БЕ «Пластыри» в регионе ответственности, определенном Старшим Менеджером по ЛПУ.
44. Менеджер по работе с ЛПУ отвечает за своевременное информирование руководства УМП о готовящихся в регионе ответственности крупных закупках лейкопластырной, ранозаживляющей продукции.
45. Менеджер по работе с ЛПУ отвечает за взаимодействие с ключевыми лицами и организациями, непосредственно распределяющими предназначенные для закупок лейкопластырной продукции бюджетные средства, направленное на максимальное присутствие продвигаемых продуктов БЕ «Пластыри» в составе бюджетных закупок в регионе ответственности, определенном Старшим менеджером по работе с ЛПУ.
46. Менеджер по работе с ЛПУ отвечает за взаимодействие с ключевыми фармацевтическими дистрибьюторами региона, направленное на максимальное присутствие продвигаемых продуктов БЕ «Пластыри» в составе бюджетных закупок в регионе ответственности, определенном Старшим менеджером по работе с ЛПУ.
47. Организация деятельности Координатора УФП.
48. Деятельность Координатора УФП осуществляется в соответствии с нормативными документами: Должностная инструкция Координатора УФП, процедурой работы УФП.
49. Координатор УФП осуществляет организацию документооборота.
50. Координатор УФП может привлекаться для работы по осуществлению специальных проектов и мероприятий УФП и БЕ «Пластыри», а также для выполнения поручений руководства УФП, связанных с профессиональной необходимостью.
III. ПРАВА
3.1. УФП, в порядке, установленном законодательством РФ, имеет право в пределах компетенции, предоставленной настоящим Положением заключать от имени и по поручению ОАО «ВЕРОФАРМ» в лице руководителя действующего на основании доверенности сделки, договоры и иные юридические акты, необходимые, для осуществления возложенных на нее функций.
3.2. Управление фармацевтических представителей для выполнения возложенных на нее задач имеет право:
3.2.1. Издавать нормативные документы, приказы, распоряжения, давать указания, обязательные для всех подразделений и работников Дирекции.
3.2.2. Вступать в договорные отношения с организациями, юридическими лицами и гражданами.
3.2.3. Запрашивать от структурных подразделений ОАО «ВЕРОФАРМ» информацию и документы.
3.3. Проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции Дирекции.
3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящим положением обязанностями.
УФП несет ответственность:
4.1. за состояние дел и эффективность функционирования УФП;
4.2. за организацию, состояние и достоверность документооборота и сведений, представляемых руководству ОАО «ВЕРОФАРМ», средствам массовой информации и т.д.
4.3. за состояние договорной и трудовой дисциплины,
4.4. за разглашение коммерческой тайны Компании,
4.5. за соблюдение нормативных актов и действующего законодательства.
V. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
|
Получение |
Предоставление (передача) |
| Директор Бизнес-Единицы «Пластыри» |
— получает информацию о плане вторичных продаж.
— о подготовке бюджета на следующий период.
— информацию по фактическому выполнению плана вторичных продаж и мероприятий операционного плана
— заявки на перечисление финансовых средств в рамках установленного бюджета.
— сведения о продуктах, вышедших и готовящихся к освоению, маркетинговые мероприятия по продуктам, информация о проводимых конференциях, клинических испытаниях, готовящихся выставках.
— информацию о состоянии дел в сетях, наличие продуктов в аптеках, мониторинги выполнения договоренностей, информацию о проведении совместных маркетинговых акциях
— сведения о продуктах, вышедших и готовящихся к освоению, маркетинговые мероприятия по продуктам, информация о проводимых конференциях, клинических испытаниях, готовящихся выставках.
— информацию о состоянии дел в сетях, наличие продуктов в аптеках, мониторинги выполнения договоренностей, информацию о проведении совместных маркетинговых акциях.
— графики предоставления материальных и авансовых отчетов, справок.
— материальные и авансовые отчеты,
— акты на списание рекламной продукции.
— средства программного обеспечения для ПК, расходные IT-материалы.
— заявки на приобретение ПК, IT-материалов, ремонт и обслуживание ПК, принтеров, копировальной техники.
— приказы, касающиеся персонала управления по работе с торговыми сетями;
— сведения о принимаемом на работу в управление по работе с торговыми сетями персонале;
— сведения по заполнению имеющихся вакансий.
— годовые графики отпусков;
— заполнение заявлений на очередной отпуск.
— согласованные и подписанные договоры, касающиеся вопросов продвижения продукции в торговых сетях
разработанные макеты упаковки и промоматериалов (диспенсеров, стикеров, лифлетов и т.д.).
— проекты договоров, касающихся вопросов продвижения продукции
— исходную информацию для размещения промоматериалов
— рекламные образцы и промоматериалы с целью вывода на рынок и продвижения продуктов.
VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Правлением Компании.
6.2. Данное Положение пересматривается в случае:
6.2.1. организации нового отдела, направления работы;
6.2.2. организации нового подразделения в структуре Компании (с целью описания взаимоотношений с новым подразделением);
6.2.3. введения новой должности в структуру УФП или выведении должности из штатного расписания или другие изменения, требующие описаний в Положении);
6.2.4. введения новой функции в деятельность УФП.
6.2.5. В иных случаях при возникновении необходимости.
| Директор Бизнес-Единицы «Пластыри» |
| Сотрудники Бизнес-Единицы «Пластыри» |
| Сотрудники Бизнес-Единицы «Пластыри» |
| Сотрудники Бизнес-Единицы «Аптечные препараты» |
| Сотрудники Бизнес-Единицы «Аптечные препараты» |
| Бухгалтерия |
| Бухгалтерия |
| ИАУ |
| ИАУ |
| Дирекция по персоналу |
| Дирекция по персоналу |
| Сторонние организации |
| Сторонние организации |