Настоящий документ устанавливает обязательные требования к порядку проведения приемки поставок в магазинах сети направления Mango.
Поставка – определенный испанцами единовременный привоз товара в магазин.
Переупакованная поставка – поставка, короба в которой были переупакованы в процессе перемещения со склада поставщика в магазин. Признаком переупаковки поставки служит электронное сообщение менеджера центрального офиса, в котором указывается факт переупаковки поставки.
Фабричная (не переупакованная) поставка – поставка, короба в которой не подвергались переупаковке в процессе перемещения со склада поставщика в магазин.
- 2. Порядок предоставления уведомлений по факту получения поставки в магазине.
2.1. По факту получения поставки (коробов) в магазине оформляется электронное сообщение – уведомление о получении.
2.2. Средство предоставления уведомления – отправка сообщения электронной почты.
2.3. Тема сообщения задается по шаблону «Уведомление о получении поставки №».
2.4. В теле сообщения содержится информация о дате получения поставки в магазине и количестве полученных коробов (мест).
2.5. Перечень адресов получателей уведомления указан в Приложении 2.
- 3. Сроки проведения приемки поставки
3.1. Срок проведения и уточнения результатов приемки поставки с оформлением всех необходимых документов устанавливается равным трем календарным дням с момента получения товара в магазине.
3.2. Срок предоставления менеджером центрального офиса указаний по действиям с выявленными излишками устанавливается равным восьми календарным дням с момента получения отчета по результатам приемки поставки.
- 4. Документы, оформляемые при проведении приемки поставки.
4.1. При проведении приемки поставки оформляются только соответствующие электронные документы поступления (см. «Порядок оформления электронных документов»).
4.2. В примечание документов поступления указывается информация о номере поставки, фактической дате начала приемки товаров, фактической дате и времени окончания приемки по следующему шаблону: «Поставка №… Начало приемки дд.мм.гг чч:мм, принято дд.мм.гг чч:мм». В случае выявления несоответствий между плановым и фактическим количеством или суммой документа, эти данные также указываются в примечании по форме: «Несоответствия … ед. на сумму … руб.». При отсутствии суммарных расхождений, но наличии пересортицы указывается строка: «Пересортица». Номер поставки указывается менеджером центрального офиса в электронном сообщении.
- 5. Порядок проведения приемки поставки.
5.1. Приемка фабричной (не переупакованной) поставки.
5.1.1. Приемка осуществляется в соответствующие короба электронного документа поступления.
5.1.2. Излишки, пришедшие в коробах, предназначенных для магазина, принимаются в документ поступления в короба, в которых они были обнаружены (см. «Порядок оформления электронных документов»).
5.1.3. Недостачи отражаются непосредственно в документах поступления в соответствующих коробах.
5.1.4. По окончании производится обязательное закрытие электронных документов поступления.
5.1.5. Лишние короба, отсутствующие в документах поступления, независимо от получателя, указанного на этикетки короба, в документы поступления не принимаются и не вскрываются. Номера коробов и получатели, указанные на этикетках указываются в электронном сообщении – подтверждении приемки. Все дальнейшие действия с коробами и товарами в них производятся только после получения указаний от менеджера центрального офиса.
5.2. Приемка переупакованной поставки.
5.2.1. Приемка осуществляется по списку в документ поступления.
5.2.2. Излишки, пришедшие в коробах, в документ поступления не принимаются. Артикул, цвет, размер и количество излишков указываются в электронном сообщении – подтверждении приемки. Все дальнейшие действия с товарами производятся только после получения указаний от менеджера центрального офиса.
5.2.3. По окончании документы поступления не закрываются до получения указаний менеджера центрального офиса.
- 6. Порядок предоставления отчетов по результатам приемки поставки.
6.1. По результатам приемки поставки оформляется электронное сообщение – подтверждение приемки.
6.2. Средство предоставления подтверждения – отправка сообщения электронной почты.
6.3. Тема сообщения задается по шаблону «Отчет о проведении приемки поставки №».
6.4. В теле сообщения содержится отчет о результатах приемки поставки. Форма отчета приведена в Приложении 1.
6.5. Перечень адресов получателей отчета указан в Приложении 2.
- 7. Порядок учета и исправления ошибок в закрытых документах поступления, допущенных при осуществлении приемки поставки.
7.1. При выявлении ошибок в закрытых документах поступления, допущенных при приемке поставки, документы не открываются и никакие изменения в них не вносятся.
7.2. По факту выявления ошибок, допущенных при приемке поставки, оформляется электронное сообщение – уведомление.
7.3. Средство предоставления уведомления – отправка сообщения электронной почты.
7.4. Тема сообщения задается по шаблону «Уведомление об ошибках, допущенных при приемке поставок».
7.5. В теле сообщения описываются выявленные ошибки.
7.6. Перечень адресов получателей сообщения — уведомления указан в Приложении 2.
7.7. По указанию менеджера центрального офиса ошибки могут быть учтены в учетной системе одним из следующих способов:
— при проведении последующей инвентаризации;
— внесением изменений в закрытый документ поступления;
— созданием отдельного документа коррекции с причиной «Коррекция по инвентаризации».
7.8. Способ исправления выявленных ошибок определяется менеджером центрального офиса. Самостоятельное исправление ошибок не допускается.