СТРУКТУРА КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИОННО- ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

05.10.2016

Кадровая информационно – документационная система включает в себя следующие связанные единством комплексы документов:

законодательные акты, нормативную и нормативно – справочную документацию;
Конвенции Международной организации труда;
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Гражданский кодекс Российской Федерации;
Закон “Об информации, информатизации и защите информации”;
иные федеральные законы, регулирующие особенности правового положения акционерных обществ, муниципальных и государственных организаций, обществ с ограниченной ответственностью и т.д.;
Указы Президента Российской Федерации;
Постановления Правительства Российской Федерации;
нормативные акты федеральных органов исполнительной власти (Минтруда России, Госкомстата РФ, Госстандарта, Росархива, Верховного Суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ и т.д.):
конституция (устав), законы и иные нормативные акты Кемеровской области;
акты органов местного самоуправления ( Администрации г. Кемерово, городских и районных администраций Кемеровской области);
локальные акты организации ( Правила внутреннего трудового распорядка, индивидуальные трудовые договоры, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях – отделах, службах, группах, цехах, участках, бригадах, и руководителях – главном бухгалтере, главном инженере, главном механике, главном ревизоре, главном технологе; Положения об оплате и стимулировании труда работников организации и т.д.).
плановую документацию, представляющую собой документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами, повышения их квалификации, профессиональной переподготовки кадров, численного состава организации. Плановые документы составляются совместно с с работниками планово- экономического отдела (управления), отдела персонала и других заинтересованных структурных подразделений. Программы и планы подписываются руководителем планово- экономического отдела (управления) и утверждаются руководителем организации (генеральным директором, президентом, начальником, директором и т.д.)

Технологическия цепочка процедуры составления плановых документов включает в себя:

сбор, обощение и анализ отчётных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
расчёт числа сокрщаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
расчёт возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
расчёт возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
разработку проектов программ развития и реализущих их долгосрочных и текущих планов;
согласование, подписание и утверждение программ и планов;
детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям, филиалам и представительствам;
текущее корректирование программ и планов с учётом реальных условий деятельности организаций.

ПРОГРАММА— это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность (Программа социального развития трудового коллектива на 2003 – 2004 г.г., Программа профессиональной подготовки и переподготовки руководителей, специалистов и служащих на 2002 – 2003 г.г., Программа обучения смежным рабочим профессиям работников организации на 2003- 2004 г.г. и т.д.).

ПЛАН — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объём, сроки, отьветственных исполнителей (например, План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений организации).

Планы бывают:

перспективные;
годовые;
квартальные;
месячные.

В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования, расчёты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы утверждаются руководителем организации с учётом мнения представительного органа работников.

организационно – правовую документацию, которая регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в организации. В этот комплекс входят:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение от отделе (управлении) кадров;
Положения о структурных подразделениях;
Должностные инструкции работников организации;
Приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации;
Положения о порядке оплаты и стимулирвоания труда работников организации и иные положения;
Технологические инструкции;
Правила, методики или памятки по организации, контролю и анализу работы персонала;
Методики по проведению собеседований, тестированию, атестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала;
иные документы подобного характера.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно – правовой документации включает в себя следующие этапы:

сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утверждённых типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно – правовых документов;
сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта реламнтации (учредительные документы, приказы о создании струкрутных подразделений, штатное расписание и др.);
собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно – правового документа;
разработка концепции организационно – правового документа (назначение, структура, основные разделы, принциапиальныен положения и т.п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
составление первого варианта организационно – правового документа, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно – правового документа;
согласование (визирование, экспертиза) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
подписание, утверждение документа, его рассылка в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников в ознакомлении с документом;
контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно – правовым документом;
регулярное внесение изменений и дополнений в организационно – правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

СТРУКТУРА КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИОННО- ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ Ссылка на основную публикацию