Реализация товаров в розницу, как правило, регулируется договором купли-продажи. В соответствии со статьей 454 ГК РФ по договору розничной купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
Основную часть оборота розничной торговли составляет сумма выручки, полученная от продажи товаров населению за наличный расчет. При этом уплата денег покупателем практически совпадает по времени с передачей ему товара. Однако есть и другие варианты, когда это условие не соблюдается, например, реальная передача товара покупателю опережает по времени се оплату (продажа товаров в кредит с рассрочкой платежа).
Акт купли-продажи считается состоявшимся в момент вручения товара покупателю, а товар реализованным — в момент вручения его покупателю, независимо от срока оплаты.
В организациях розничной торговли, как стационарных, так и мелкорозничных, денежные расчеты с населением ведутся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ) в соответствии с Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18 июня 1993 г. № 5215-1.
Оборот розничной торговли определяется по сумме выручки. Выручка за день рассчитывается как разность между показателями счетчиков кассовых аппаратов на конец и начало дня по каждой секции или магазину в целом. Показания счетчиков фиксируются в журнале кассира-операциониста и удостоверяются подписями старшего кассира (заведующего магазином) и кассиром-операционистом. Сумма выручки ежедневно учитывается в кассовом отчете. Одновременно стоимость реализованных товаров списывается в расходной части товарного отчета материально ответственного лица. Правильность отражения полученной выручки от реализации товаров проверяется сверкой сумм выручки, показанной в кассовом и товарном отчетах.
Розничные торговые организации могут в отдельных случаях передавать товар продавцам мелкорозничной сети. Объекты мелкорозничной сети (палатки, киоски, лотки и т. д.) должны быть также снабжены контрольно-кассовыми машинами. Вместе с тем согласно Постановлению Совета Министров — Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 с учетом внесенных в него изменений и дополнений (Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 917) в ряде случаев (мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цистерн, с лотков, из корзин, вразвал овощами и бахчевыми культурами и др.) допускаются денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин. В этом случае в объем оборота розничной торговли включается сумма выручки, сданная материально ответственным лицом по окончании рабочего дня в кассу торговой организации, инкассатору банка или на почту.
При отпуске товаров в мелкорозничную сеть материально ответственным лицам, осуществляющим продажу, товары отпускаются на день или смену работы по расходно-приходной накладной (код по ОКУД 0330214), в которой должны быть указаны следующие реквизиты: наименование торгового предприятия, номер и дата выписки накладной, фамилия и инициалы материально ответственного лица, которому передается товар. Кроме того, в накладной указываются следующие сведения о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена и сумма, на которую отпущен товар по каждой позиции, а также подписи материально ответственных лиц, отпустивших и принявших товары. Расходно-приходная накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых передается продавцу товаров, другой остается в организации. По окончании рабочего дня (смены) в накладной производят записи о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. В случае, если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков товаров.
Торговая организация выдает работнику мелкорозничной сети товарный журнал (код по ОКУД 0330223), в котором на основании расходно-приходных документов после совершения операций делаются записи об отпуске товаров и получении выручки, с определением после каждой записи нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются лицами, которые отпускают товар, а также принимают выручку. Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной сети.
Документальное оформление продажи товаров в розницу зависит не только от того, как поступают деньги от покупателя (через контрольно-кассовые машины или без них), но и от того, каким способом выручка поступает в банк.